Reprendre le contrôle de notre temps avec la co-fondatrice d’Hera

OUTIL EN VEDETTE

Bienvenue dans une nouvelle édition de notre série d’entretiens, où nous explorons la vision des fondateurs d’outils de pensée. Dans cette édition, nous avons eu l’occasion d’apprendre de Bruno Vegreville, le co-fondateur d’Héra. L’équipe d’Hera a pour mission d’aider les gens à reprendre le contrôle de leur temps, et plus particulièrement de leurs réunions.

Nous avons tous été coincés dans un rattrapage d’équipe inutile, avons été invités à une présentation sans aucun contexte préalable, ou avons été frustrés en essayant de trouver d’anciennes notes de réunion pour nous mettre au courant. Bruno et Louise espèrent que cela appartiendra bientôt au passé.

Bruno est profondément passionné par la productivité et apprend à apprendre. Après des études d’informatique et d’apprentissage automatique à l’École Polytechnique de Paris, il a travaillé comme ingénieur en apprentissage automatique dans diverses start-up de la santé. Il devient ensuite chef de produit où il travaille avec Louise Bayssat pendant plus de deux ans. Les deux ont rapidement décidé de construire Hera.

Dans cette interview, nous avons parlé du problème des calendriers traditionnels et de la façon dont nous gérons les réunions, du cycle de vie d’un événement professionnel, de l’importance de la prise de notes et de la communication écrite, de l’avenir du travail, pourquoi nous devons libérer notre empreinte numérique , comment créer une boîte de réception de productivité, et bien plus encore. Bonne lecture !

Bonjour Bruno, merci beaucoup d’avoir accepté cette interview. Hera a été créé pour supprimer la frustration que nous ressentons tous lors de la gestion des réunions. Était-ce basé sur une expérience personnelle?

Louise et moi avons eu des rôles hautement collaboratifs dans nos emplois précédents. Nous avons senti que quelque chose n’allait pas lorsque nous avons vu notre productivité et nos niveaux d’énergie chuter après avoir passé une bonne partie de la pandémie dans des réunions consécutives. Et nous savions que nous n’étions pas seuls lorsque des termes comme « Zoom fatigue » ont commencé à se répandre de manière virale.

L’entreprise dans laquelle nous travaillions avait un excellent niveau de communication écrite et était intentionnelle quant au processus. Cependant, pour une raison quelconque, les réunions n’ont jamais reçu la même attention et ont souffert d’une efficacité extrêmement volatile. Louise et moi avons décidé de changer cela, et nous avons démissionné pour construire Hera.

Nous avons passé les premiers mois à interroger des personnes pour clarifier les points douloureux et valider nos hypothèses pour une première solution. Nous avons fait appel à notre réseau et avons toujours demandé une référence à la fin des entretiens. C’est ainsi que nous avons pu interviewer plus de 150 personnes le premier mois. Ainsi, la construction d’Hera était basée à la fois sur l’expérience personnelle et sur l’expérience des nombreuses personnes à qui nous avons parlé.

Les réunions consécutives peuvent en effet être incroyablement épuisantes. Mais ne pouvons-nous pas simplement mieux gérer nos calendriers ?

Les outils de calendrier n’ont jamais vraiment saisi la différence profonde entre les réunions physiques et virtuelles. Ces outils sont fortement centrés sur la planification, qui représente une petite fraction du cycle de vie d’une réunion. Le résultat est que regarder votre calendrier trop chargé ne vous informera pas sur ce qui est important, ce qui ne l’est pas, ce qui doit être préparé, quelles réunions nécessitent un suivi. Le fait que votre outil de prise de notes soit déconnecté de votre agenda rend encore plus difficile la compréhension de ce qui s’est passé ou est sur le point de se passer lors d’une réunion donnée.

La principale lacune est que les calendriers gèrent les « événements » – des entités isolées réparties dans le temps. Mais la grande majorité des réunions s’inscrivent dans un projet plus large. Ne pas regrouper les réunions liées met trop de pression sur l’utilisateur pour comprendre le contexte antérieur lié à une réunion.

De plus, les produits que nous utilisons au quotidien pour collaborer n’ont pas été conçus sur la base de directives sur la manière de gérer efficacement les réunions. Les gens ne se réveillent pas un jour en comprenant Ex nihilo ce qu’une bonne préparation ou une bonne prise de notes peut apporter à une réunion. Par conséquent, la préparation, l’exécution et l’extraction de résultats exploitables pour une réunion de 40 minutes peuvent coûter jusqu’à deux heures de travail, gaspillant une énergie mentale précieuse qui pourrait être mieux dépensée ailleurs.

Et comment Hera répond-elle à ces limitations ?

Nous voulons aider les gens à reprendre le contrôle de leur temps. Avec Hera, les utilisateurs peuvent préparer, rejoindre et organiser des réunions sans le travail fastidieux. Hera se synchronise avec votre calendrier existant et vous permet d’agir sur vos réunions à chaque étape du cycle de vie : plus de séparation entre vos réunions de calendrier et ce qui s’est passé dans ces réunions. Nous affichons chaque réunion à côté d’autres réunions connexes – un peu comme un fil d’e-mails, mais pour vos réunions. De cette façon, les utilisateurs disposent toujours du bon contexte lorsqu’ils rejoignent une réunion.

En scannant votre calendrier, nous automatisons également les tâches répétitives de faible valeur. Supposons que vous interrogez des clients pour un projet et que votre calendrier est rempli de réunions appelées « Recherche d’utilisateurs avec [John]”. Vous pouvez demander à Hera d’appliquer automatiquement un modèle à toutes ces réunions. Vous pouvez alors simplement rejoindre la réunion en un clic, retrouver tout ce que vous avez préparé à l’avance, et prendre des notes. L’expérience de prise de notes est optimisée pour les réunions. Par exemple, vous pouvez ajouter des points forts et des éléments d’action sans jamais quitter votre clavier.

À la fin de la réunion, les utilisateurs peuvent exporter les résultats ou les notes complètes vers d’autres outils tels que Notion, Slack ou Todoist pour alimenter une source de vérité plus large. Cela permet une collaboration transparente.

Les gens sont également frustrés par le nombre d’outils dont ils ont besoin pour jongler. C’est formidable qu’Hera travaille avec d’autres outils.

Nous nous soucions profondément des effets de la fatigue des outils. Alors que Hera est le point de capture unique lors des réunions, les utilisateurs peuvent exporter les résultats vers des outils externes en un clic. Même si nos utilisateurs expérimentés finissent par conserver leurs notes dans Hera, nous voulons faciliter la diffusion des résultats des réunions partout où ils peuvent avoir un impact.

Pour éviter le dilemme « nous vous aidons mais vous avez besoin d’ajouter un nouvel outil », nous allons progressivement supporter la majorité des fonctionnalités que vous trouverez dans les outils de calendrier traditionnels. De cette façon, les utilisateurs pourront fermer l’onglet typique de Google Agenda toujours ouvert et gérer toutes leurs réunions depuis Hera.

Hera semble être idéale pour les équipes distantes. C’est quelque chose que vous aviez en tête ?

C’est une excellente question ! Hera est une conséquence directe de la pandémie de covid, donc le travail à distance était évidemment dans notre esprit, et plus précisément l’impact qu’il a sur le nombre de réunions que les gens ont, soit 13% supplémentaires par personne.

Je pense qu’un nombre de plus en plus important d’entreprises passeront au travail à distance complet. La principale question est de savoir comment débloquer la version ultime de la collaboration dans ce nouveau cadre ?

La transition vers le travail hybride ou à distance complet n’est pas un parcours sans heurts pour la plupart des entreprises, et les réunions ont tendance à devenir l’étrange bouée de sauvetage pour garder l’équipe «connectée». Malheureusement, cela signifie souvent reproduire des pratiques de réunion – qui n’étaient même pas utiles dans un cadre physique – dans un cadre distant plus difficile.

Bien qu’il soit au tout début de notre feuille de route produit, Hera s’est avéré être un changeur de jeu pour plusieurs utilisateurs dans des entreprises distantes, car les concepts de préparation asynchrone et d’écriture des résultats des réunions sont intégrés dans le produit.

Soit dit en passant, je crois qu’écrire des idées de manière articulée est une compétence rare. Mon point de vue est que de nombreuses entreprises découvriront qu’il est aussi difficile, voire plus difficile, de favoriser une culture de communication écrite efficace pour des centaines d’employés que de soutenir une culture de réunion saine.

C’est un excellent point. Comment pensez-vous que ces défis auront un impact sur l’avenir du travail ?

Dans cinq à dix ans, je pense que de nombreuses entreprises, en particulier les entreprises technologiques, seront décentralisées, ou du moins pas liées physiquement. Dans ces entreprises, la connaissance écrite et une collaboration efficace seront les deux facettes les plus importantes de la culture d’entreprise.

Le défi majeur est de réduire à zéro le coût de la collaboration avec vos coéquipiers. Nous en sommes loin et cela nécessitera des fonctionnalités collaboratives approfondies dans les outils que les gens utilisent pour travailler, au lieu de s’appuyer sur des outils de communication supplémentaires tels que Slack. De plus, ces fonctionnalités collaboratives intégrées au produit devront communiquer entre elles afin d’alimenter la base de connaissances de niveau supérieur de l’entreprise.

L’avenir du travail atteindra une étape importante lorsque notre empreinte numérique cessera d’être cloisonnée par des outils. Nous passons nos journées sur nos ordinateurs, générant de petites empreintes – je visite ce site Web, j’ouvre ce document, j’appelle cette personne… Je devrais pouvoir partager un sous-ensemble de ces empreintes avec les produits que j’utilise, afin que ces produits puissent automatiser des choses pour moi, ou pour qu’ils puissent mieux comprendre la vue d’ensemble de ce sur quoi je travaille.

Certaines entreprises, notamment celles éloignées, prônent le travail sans réunion. Pensez-vous que c’est possible du tout?

Premièrement, nous sommes de grands fans de ces entreprises car elles sont parmi les premières à remettre en question le statu quo, et dans ce cas à contester le fait qu’il n’est pas acceptable de passer ses journées en réunion sans se sentir productif.

Plaider pour un travail sans réunions est une réponse très naturelle à des réunions inefficaces. Cela dit, il me semble qu’on jette le bébé avec l’eau du bain. Une réunion de 20 minutes bien préparée pour se synchroniser sur un sujet complexe qui mène à quelques décisions majeures est en fait un moyen très efficace de collaborer. À l’heure actuelle, il faut trop de discipline pour que la plupart des gens organisent une réunion pour réussir, et c’est ce que nous voulons rendre plus facile avec Hera.

Parlons de toi. Comment utilisez-vous Hera personnellement ?

En tant que co-fondatrice débutante, je fais partie du public cible d’Hera ! J’ai des réunions sur le produit, l’embauche, la croissance, la collecte de fonds, et je dois rester pertinent et actif pendant ces discussions.

En règle générale, je commence ma journée en vérifiant Hera Instant Join, une application dans ma barre de menus MacOS, pour voir les réunions que j’ai pour la journée. Je prends 15 à 30 minutes pour préparer les plus importants, et j’applique généralement des modèles personnalisés aux autres. Je n’aime pas prendre de longues notes de réunion, donc je marque souvent quelques notes comme « Highlight » et « Prochaines actions », ce qui aide à prendre un bon instantané de la réunion.

J’utilise la boîte de réception dans Hera comme une liste de tâches que je scanne plusieurs fois par jour, toujours à un raccourci clavier. À la fin de la journée, je partage les résultats pertinents de la réunion avec l’équipe et je conserve le reste dans ma bibliothèque personnelle.

Cela ressemble à une journée très productive ! En plus d’utiliser Hera, avez-vous d’autres astuces de productivité à partager ?

Il existe des milliers de systèmes de productivité en fonction de votre personnalité, de vos ambitions et de vos compétences naturelles, et absolument aucun système unique. Ce que j’ai vu travailler à plusieurs reprises au fil du temps, c’est avoir deux endroits sacrés : un endroit pour capturer des informations et des tâches, et un endroit pour exécuter ces tâches.

Le lieu de « capture » ​​peut être arbitrairement désordonné. Le seul attribut crucial est qu’il ne devrait nécessiter absolument aucun effort pour y mettre des informations. Si vous avez besoin de plus de deux clics pour écrire quelque chose, vous ne le ferez pas de manière cohérente. Le lieu « d’exécution » fonctionnera mieux s’il est propre et ne reflète que vos priorités pour la journée ou la semaine.

Avec ces deux lieux émerge un cercle vertueux de productivité. Tout d’abord, capturez toutes les informations pertinentes que vous voyez au cours de vos journées. Ensuite, utilisez régulièrement ce que vous avez capturé pour définir 3-4 priorités à exécuter. Vous pouvez ensuite vous concentrer sur ces priorités sans être distrait par les dizaines d’autres sujets que vous avez dans votre assiette.

Une boîte de réception à double productivité… C’est très utile. Merci beaucoup pour votre temps, Bruno! Où les gens peuvent-ils en savoir plus sur Héra ?

Si vous êtes intéressé par la vision plus large d’Hera, vous pouvez consulter cet article ou regarder cette démonstration de produit. Pour essayer le produit, vous pouvez vous inscrire ici.

Nous construisons Hera en public, donc si vous souhaitez suivre les hauts et les bas, n’hésitez pas à suivre Louise et moi même sur Twitter!