pourquoi nous sous-estimons la durée d’une tâche

« Je serai là dans dix minutes », dites-vous à votre ami au téléphone en vous dépêchant de mettre vos chaussures. « Nous visons un lancement en fin d’année », confie avec assurance le chef de projet à son patron. Nous avons tous été coupables d’être trop optimistes en prédisant combien de temps une tâche prendra. C’est l’erreur de planification en jeu.

« En me préparant au combat, j’ai toujours trouvé que les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable. »

— Dwight D.Eisenhower.

Sous-estimation systématique

Le sophisme de planification est un biais cognitif qui a été identifié pour la première fois par Daniel Kahneman et Amos Tversky en 1977. Ils ont constaté que nous avons tendance à sous-estimer systématiquement le temps qu’il faudra pour accomplir une action, et ont défini le sophisme de planification comme : « la tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche future, en partie en raison du recours à des scénarios de performances trop optimistes.

L’erreur de planification est extrêmement courante. Depuis que Kahneman et Tversky ont publié leur étude fondamentale, de nombreuses études empiriques ont confirmé l’existence de l’erreur de planification. Par exemple, une étude menée auprès d’étudiants en psychologie a révélé que seulement 30% d’entre eux ont réussi à terminer leur thèse de fin d’études dans le délai prévu.

De plus, l’erreur de planification est incroyablement persistante. La recherche suggère que nous n’apprenons pas de nos erreurs passées. Bien que nous soyons capables de reconnaître les prédictions passées où nous avons été trop optimistes, nous continuons souvent à insister sur le fait que nos prédictions actuelles sont réalistes.

Lorsque la planification échoue et que les délais ne sont pas respectés

Regardez autour de vous et vous verrez de nombreux projets échoués ou en retard où l’erreur de planification est le coupable. Le tristement célèbre projet de construction de l’autoroute Big Dig à Boston dépassait de 19 milliards de dollars le budget et avait presque dix ans de retard. Le stade de Wembley à Londres aurait dû être achevé en 2003, mais les travaux de construction n’ont commencé qu’en septembre 2002. Le coût total s’est finalement élevé à 900 millions de livres sterling, soit près du triple du budget initial.

Les auteurs professionnels sont également victimes du sophisme de la planification. « Il pense qu’il sera capable d’écrire un livre en deux ans et il en faut trois ou quatre. Ses éditeurs ont toujours attendu », explique l’agent Giles Gordon à propos de l’auteur lauréat du prix Booker Barry Unsworth.

Mais l’erreur de planification n’a pas seulement un impact sur les grands projets. Semblable à un vœu pieux, il se cache derrière bon nombre de nos hypothèses optimistes. Chaque fois que vous dites : « Cela ne prendra pas de temps du tout », vous êtes probablement la proie du sophisme de la planification.

Qu’il s’agisse de mal calculer les temps de trajet jusqu’à votre destination (en pensant que vous allez battre l’estimation de votre application) ou de penser que vous pouvez laisser une présentation à la dernière minute, l’erreur de planification est difficile à éviter.

Les origines du sophisme de planification

Bien que ses racines exactes soient complexes, trois principaux biais sont responsables de la prévalence de l’erreur de planification.

• Biais d’optimisme. Un biais cognitif qui nous fait croire que nous sommes moins susceptibles de vivre un événement négatif. Par exemple, les sauteurs à l’élastique pour la première fois croient qu’ils sont moins à risque de se blesser que les autres sauteurs, et la plupart des gens croient qu’ils sont moins à risque d’être victimes d’un crime. Et, bien sûr, nous pensons qu’il est peu probable qu’un événement négatif nous empêche de manquer une échéance. Le biais d’optimisme est si courant qu’il a même été signalé chez des animaux tels que les rats et les oiseaux.
• Raisonnement motivé. Une forme de raisonnement émotionnellement biaisé où nous créons des justifications qui correspondent à ce que nous voulons plutôt qu’à ce qui reflète fidèlement les preuves. Dans le cas de l’erreur de planification, nous se sentir confiant quant au délai parce que nous veux sentir confiant quant au délai. Les chercheurs ont écrit: « La motivation à être précis améliore l’utilisation des croyances et des stratégies considérées comme les plus appropriées, tandis que la motivation à arriver à des conclusions particulières améliore l’utilisation de celles qui sont considérées comme les plus susceptibles de donner la conclusion souhaitée. »
• Prendre la vue de l’intérieur. Notre tendance à nous concentrer sur les petits détails d’un scénario, plutôt que sur la vue d’ensemble. Lorsque nous commençons à planifier un projet, nous commençons à lister toutes les tâches à accomplir, les personnes à contacter, les fonds à lever. Nous regardons le projet d’un point de vue particulier, celui de l’initié. Nous prenons très rarement le temps de rechercher des projets similaires, d’interroger des experts et d’apprendre d’autres personnes comment ils ont abordé le problème, ce qui n’a pas fonctionné et ce qu’ils auraient aimé savoir à l’époque. Prendre la vue de l’intérieur entraîne des estimations déformées qui ne reflètent pas la vue d’ensemble d’un projet.

Être conscient de ces trois biais est une première étape pour éviter l’erreur de planification. La deuxième étape consiste à gérer de manière proactive ces biais afin que vos estimations de temps et vos délais soient plus réalistes.

5 façons d’éviter l’erreur de planification

Être irréaliste lorsqu’il s’agit de prédire combien de temps une tâche prendra est un comportement si profondément enraciné qu’il faudra un peu de pratique pour se surprendre à le faire. Cependant, il existe quelques stratégies systématiques que vous pouvez utiliser pour commencer à prendre l’habitude de revérifier vos estimations de temps.

• Prenez la vue extérieure. Comme le recommande Kahneman dans Thinking, Fast and Slow, ne basez pas vos estimations sur votre propre cadre de référence. Assurez-vous de consulter des experts et des personnes qui ont tenté de réaliser des projets similaires dans le passé. Si vous êtes étudiant, parlez aux étudiants seniors ; si vous êtes chef de produit, envoyez un e-mail à quelqu’un d’une autre startup ; si vous écrivez un livre, rejoignez un réseau d’écrivains. Posez des questions avant de commencer à décrire votre plan.
• Définissez vos priorités. Il est facile de se passionner pour un nouveau projet et d’ajouter un millier de tâches à votre liste de tâches. Les projets qui se terminent à temps doivent être autonomes. Vous ne pourrez pas évaluer la quantité de travail et la durée du projet si vous avez une liste de tâches qui ne cesse de s’allonger. Utilisez la matrice d’Eisenhower ou la hiérarchisation pour différencier les tâches qui sont urgentes et importantes, importantes mais pas urgentes, urgentes mais pas importantes, ni urgentes ni importantes.
• Questionnez vos motivations. Envisagez-vous de terminer un projet à une certaine date parce que vous vouloir à—parce que ce serait le scénario le plus pratique—ou parce que vous êtes objectivement convaincu c’est faisable d’ici là ? Existe-t-il des raisons subjectives telles que la politique intérieure, un délai personnel tel qu’un voyage de vacances ou une pression extérieure pouvant conduire à des délais irréalistes ?
• Effectuez une pré-mortem. Un pré-mortem est un exercice où l’on imagine qu’un projet a échoué, et où l’on travaille à rebours pour déterminer ce qui aurait pu conduire à l’échec. Imaginez que le projet soit en retard : qu’est-ce qui a pu causer le retard ?
• Gérer votre temps. Une fois que vous avez une estimation objective du temps qu’il faudra pour terminer un projet, vous devez vous assurer que vous disposez du temps et des ressources nécessaires pour exécuter votre plan. Bloquez du temps dans votre calendrier et assurez-vous que les ressources dont vous avez besoin sont disponibles. Décomposez les grandes tâches en parties plus petites et gérables. N’attendez pas à la dernière minute pour faire savoir aux gens que vous pourriez avoir besoin de leur aide dans un proche avenir.

Encore une fois, il n’y a pas de formule magique et il est probable que vous continuerez à être la proie de l’erreur de planification au quotidien. On ne s’attend pas à ce que vous passiez par ce projet en cinq étapes chaque fois que vous vous demandez si vous arriverez à temps pour votre train. Mais ces stratégies peuvent être utiles pour des projets importants où être en retard aurait un impact plus important.