Bienvenue dans cette édition de notre série Tools for Thought, où nous rencontrons des fondateurs dont la mission est de nous aider à réaliser nos ambitions sans sacrifier notre santé mentale. Ashutosh Priyadarshy est le fondateur de Sunsama, un planificateur quotidien pour les professionnels occupés qui vous aide à garder une trace de vos tâches et de votre calendrier en un seul endroit.
Dans cette interview, nous avons parlé du pouvoir des intentions cohérentes, de la manière dont un plan concret peut soutenir vos ambitions à long terme, de leur approche sans honte des tâches tardives, de la manière d’atteindre nos objectifs en essayant d’en faire moins tous les jours, et plus encore. Bonne lecture !
Salut Ashutosh, merci beaucoup d’avoir accepté cette interview. Vous avez pour mission d’aider les personnes ambitieuses à faire de leur mieux. Pouvez-vous nous en dire plus ?
Une chose que nous avons remarquée à propos des personnes ambitieuses, c’est qu’elles vivent dans un monde où il y a toujours plus de travail à faire que ce qui peut être réellement accompli, et leurs objectifs sont des choses qui prennent des mois ou des années à accomplir. Pour eux, le succès ne se produit pas en terminant tout le travail, mais en concentrant leur temps et leur attention sur leur travail le plus important de manière cohérente.
Travis, mon co-fondateur, et moi avons toujours pensé que si nous pouvions trouver comment être concentrés, intentionnels et ambitieux chaque jour, tout ce que nous avions à faire était de répéter cela chaque semaine, chaque mois et chaque année. Si nous faisions cela, nous réussirions à long terme.
Cela ressemble à une sage philosophie. Alors, comment fonctionne Sunsama ?
Sunsama est un planificateur quotidien guidé. Chaque matin, vous recevez un e-mail de Sunsama qui vous rappelle qu’il est temps de planifier votre journée et vous enseigne les principes du travail avec concentration, calme et intention. Ensuite, vous ouvrez Sunsama, où vous suivez un processus en quatre étapes pour planifier votre journée de travail.
Tout d’abord, Sunsama vous aide à rassembler vos tâches et obligations de tous vos outils en un seul endroit. Vous pouvez extraire des réunions, des e-mails, des tâches à partir d’outils de gestion de projet, etc. Sunsama vous aide à estimer la durée de ce travail et vous pousse à choisir une charge de travail raisonnable et réalisable.
Enfin, Sunsama peut mettre automatiquement vos tâches sur votre calendrier afin que vous ayez un plan concret du moment où effectuer votre travail. Une fois votre journée planifiée, vous n’avez plus besoin de passer du temps à réfléchir à quoi faire. Vous venez de travailler votre chemin vers le bas de votre liste Sunsama pour la journée.
Une approche si simple. Pouvez-vous nous en dire plus sur le processus de passage d’une liste de tâches chaotique à un horaire de travail calme ?
Il y a trois grandes choses que Sunsama fait pour vous aider à vous sentir comme si vous ne vous noyiez pas dans le travail. Tout d’abord, Sunsama regroupe tous vos outils de tâches en un seul endroit et vous permet de sélectionner uniquement les tâches sur lesquelles vous souhaitez travailler ce jour-là, parallèlement à vos réunions.
Combiner vos réunions et vos tâches vous donne une idée réaliste de ce que vous pouvez faire en une journée. Par exemple, un jour où vous avez quatre réunions, il n’est pas réaliste d’effectuer huit heures supplémentaires de travail tête baissée.
Deuxièmement, Sunsama vous aide à estimer votre temps et à voir combien vous essayez de faire en une journée. C’est contre-intuitif, mais si vous commencez avec une liste de travail plus petite et plus réalisable pour la journée, vous en ferez plus. Enfin, Sunsama vous aide à faire glisser et déposer des tâches directement sur le calendrier. C’est le moment où vous devez arrêter de faire semblant car vous n’avez que peu d’espace sur votre calendrier.
Alors, qu’en est-il des tâches que vous ne pouvez pas accomplir un jour particulier ?
Dans Sunsama, les tâches que vous ne terminez pas sont simplement reportées au lendemain. Si quelque chose était important aujourd’hui, cela le sera probablement le lendemain et vous ne devriez pas être pénalisé pour ne pas avoir terminé quelque chose. Nous évitons d’utiliser une coloration rouge agressive ou des légendes pour une tâche en retard. Les choses prenant plus de temps que prévu sont la norme, il n’y a pas de honte à cela.
Cependant, si une tâche se déroule sur plusieurs jours d’affilée, Sunsama l’archive automatiquement. Lorsque vous avez une tâche que vous n’avez pas progressée plusieurs jours de suite, c’est généralement un indicateur que la tâche n’est pas particulièrement importante ou urgente.
Les réunions sont une partie du travail d’équipe qui prend beaucoup de temps et d’espace dans les calendriers. Comment Sunsama aide-t-il à gérer ce défi ?
Tout d’abord, nous vous laissons voir vos réunions côte à côte avec vos tâches. De cette façon, vous n’avez pas l’impression que les réunions sont une distraction constante de votre journée de travail, juste une autre chose sur votre liste de choses à faire. De plus, Sunsama vous permet d’ajouter des notes et des éléments d’action directement à une réunion, puis de les partager avec toute votre équipe.
Existe-t-il d’autres moyens pour Sunsama d’aider les équipes à collaborer plus efficacement ?
Sunsama fonctionne essentiellement comme un standup quotidien « asynchrone » pour les équipes qui souhaitent travailler en étroite collaboration. À l’intérieur de Sunsama, vous pouvez voir les plans quotidiens de vos collègues et avoir une idée claire de ce sur quoi ils travaillent. Si vous utilisez Sunsama, vous pouvez arrêter complètement d’avoir des réunions debout.
Cela sonne bien. Autre chose… Beaucoup de gens ont du mal à se fixer trop d’objectifs ou des objectifs irréalisables. Quels sont vos conseils pour fixer des objectifs raisonnables ?
Je l’ai mentionné plus tôt, mais la chose la plus simple que vous puissiez faire est d’essayer de faire moins de choses chaque jour. C’est contre-intuitif parce que les gens ambitieux veulent en faire plus. La chose que vous devez comprendre, c’est que les personnes qui réussissent font quelques choses de manière cohérente au lieu d’essayer de tout faire.
Il est également utile d’être réaliste quant à la durée du travail. Par exemple, si j’ai une journée où j’ai prévu cinq heures et demie de temps de travail ciblé, cela consomme en gros une journée de travail entière de 8 à 9 heures. Le travail a tendance à s’étendre. Je pense que vous pouvez être dans le centile supérieur des personnes concentrées si vous faites cinq heures par jour de travail tête baissée.
Je ne pourrais pas être plus d’accord, il est impossible d’être très concentré pendant plus de quelques heures chaque jour de toute façon.
Oui. Les personnes qui ont le plus besoin de Sunsama sont celles qui ont besoin d’équilibrer le travail de «fabricant» tête baissée avec les obligations quotidiennes de faire fonctionner les affaires. Pour beaucoup de gens, cela signifie faire une sorte de travail technique, produit ou créatif, mais aussi assister à des réunions et envoyer des e-mails.
Et vous… Comment utilisez-vous personnellement Sunsama ?
Je commence chaque journée de travail en planifiant ma journée à Sunsama. Une chose pour laquelle je compte sur Sunsama est d’équilibrer mes «tâches» quotidiennes tout en veillant à faire avancer des projets substantiels chaque jour.
À Sunsama, j’ai une tâche récurrente qui me rappelle de parcourir toutes mes différentes boîtes de réception et outils de notification, cela m’aide à m’assurer que le travail entrant/réactif ne s’étend pas sur toute ma journée, j’essaie de le garder concentré pour le faire en une heure afin que je puisse passer le reste de la journée sur une poignée de petites priorités de travail profondes comme la construction du produit.
En tant que fondateur, mon truc préféré est mon examen de fin de semaine où je peux voir combien de mes heures de travail hebdomadaires étaient alignées sur mes objectifs hebdomadaires (les grands projets importants) et combien va juste dans les opérations quotidiennes et les tâches de travail .
C’est toujours agréable lorsque les fondateurs utilisent réellement leurs produits. Et enfin… Quelle est la prochaine étape pour Sunsama ?
Notre équipe se sent plus ambitieuse que jamais car nous venons d’atteindre la rentabilité. Maintenant que nous n’avons plus à nous soucier de manquer d’argent, nous prévoyons d’aller beaucoup plus loin avec toutes nos intégrations.
Merci beaucoup pour votre temps! Où les gens peuvent-ils en savoir plus sur Sunsama et l’essayer ?
Bien sûr, vous pouvez consulter notre site Web pour commencer un essai gratuit de 14 jours du produit, vous n’avez pas besoin de mettre une carte de crédit pour commencer. Vous pouvez également suivre notre parcours sur Twitter.
Vous avez atteint la fin de l’article. Si vous avez appris une chose ou deux, vous pouvez en recevoir une nouvelle dans votre boîte de réception chaque semaine. Maker Mind est un bulletin hebdomadaire contenant des informations scientifiques sur la créativité, la productivité consciente, une meilleure réflexion et l’apprentissage tout au long de la vie.
En tant que travailleur du savoir, votre cerveau est votre outil le plus important. Travaillez plus intelligemment et plus heureux en rejoignant une communauté d’autres esprits curieux qui veulent atteindre leurs objectifs sans sacrifier leur santé mentale. Vous recevrez également un guide avec 30 modèles mentaux pour tirer le meilleur parti de votre esprit !