Bienvenue dans cette édition de notre série Tools for Thought, où nous interviewons des fondateurs dont la mission est de nous aider à en faire plus sans sacrifier notre santé mentale. Nunzio Martinello est le fondateur et PDG d’Akiflow, un outil puissant qui vous permet de regrouper toutes les applications que vous utilisez en un seul endroit afin que vous puissiez bloquer du temps pour vos tâches et voir tout ce que vous devez faire dans votre calendrier.
Dans cette interview, nous avons parlé de la puissance de la création d’une source unique de vérité pour vos workflows de productivité et de gestion du temps, comment gérer de grandes quantités d’informations entrantes, comment protéger votre temps et éviter les distractions en bloquant les sessions en « mode focus » dans votre calendrier, et plus encore. Bonne lecture !
Bonjour Nunzio, merci beaucoup d’avoir accepté cette interview. Nous perdons souvent beaucoup de temps précieux sur des tâches improductives. Pourquoi pensez-vous que c’est?
Être productif est devenu de plus en plus compliqué. Avec plus d’une dizaine d’applications en moyenne, notre espace de travail s’agrandit et nos tâches sont souvent éparpillées entre les applications de gestion de projet, les notes, les calendriers, etc.
Les applications de communication sont souvent mal utilisées et sont une distraction constante. Les tâches continuent de provenir de plusieurs sources tout au long de la journée, et les hiérarchiser et les planifier correctement est un travail continu auquel nous échouons souvent.
Même avec une liste de tâches consolidée, il est très difficile d’être réaliste quant à la quantité de travail que vous pouvez accomplir sans un calendrier qui fournit un contexte sur le temps dont nous disposons dans une journée de travail. Et je pourrais énumérer une douzaine de raisons supplémentaires pour lesquelles il devient si difficile de s’asseoir et de se concentrer sur la bonne chose à faire.
Après des années à essayer tous les outils, méthodologies et automatisations possibles pour être productif, j’ai compris qu’aucune application ne m’aidait réellement à rester organisé.
Comment Akiflow relève-t-il ces défis ?
Tout d’abord, Akiflow est une source unique de vérité. Toutes vos tâches provenant de plusieurs applications et calendriers sont consolidées via l’API, en temps réel. Nous avons construit un tas de fonctionnalités, telles que la barre de commandes pour rendre la capture d’une nouvelle tâche extrêmement rapide. L’organisation, la hiérarchisation et la planification des activités sont beaucoup plus rapides grâce à nos raccourcis clavier et à la vue unifiée des tâches et des calendriers.
Nous croyons au blocage du temps, nous avons donc fait interagir les tâches et les calendriers de la meilleure façon possible.
Une tâche peut être ajoutée au calendrier pour une planification visuelle, elle peut bloquer le temps et nos notifications intelligentes vous aideront à rester sur la bonne voie et concentré tout au long de la journée. Nous avons ensuite ajouté de nombreuses fonctionnalités pour accélérer et faciliter les actions répétitives, comme le partage de disponibilité ou la participation à des appels.
Jusqu’à présent, nos utilisateurs ont signalé au moins une heure de temps gagnée par jour, et c’est la mesure dont nous sommes le plus fiers.
Une heure par jour, c’est beaucoup de temps gagné ! Comment fonctionne Akiflow, exactement ?
La plupart des gens commencent leur journée en vérifiant leurs conversations en cours dans leur boîte de réception ou Slack depuis un mobile ou un ordinateur. Il existe deux types de conversations : celles auxquelles on peut répondre tout de suite et celles qui génèrent une tâche et peuvent être sauvegardées pour aller dans Akiflow.
Une fois qu’ils ont terminé, ils ouvrent Akiflow, où ils retrouvent toutes leurs tâches issues de leurs conversations, de leurs outils PM, ou des tâches ajoutées depuis leur téléphone. Parfois, un utilisateur peut trouver des articles intéressants en ligne ou des idées surgissent. Ils frappent opt + espace et utilisent la barre de commandes pour les ajouter à la boîte de réception. Ils peuvent également attribuer des étiquettes, planifier ou répéter pour plus tard, toutes ces actions les aidant à s’organiser encore plus.
À ce stade, ils ouvrent leur page « Aujourd’hui », où ils trouvent leur emploi du temps du jour à côté de leur calendrier. Certaines tâches peuvent avoir été ajoutées au calendrier et verrouillées pour s’assurer que personne ne peut réserver une réunion pendant son temps de concentration. Cela permet de gagner du temps pour les tâches, en gardant à l’esprit que le temps est limité et se traduit par une meilleure planification.
Ils peuvent ajuster leur emploi du temps en envisageant de nouvelles tâches « urgentes » depuis leur boîte de réception, puis ils sont prêts à commencer à travailler. Au fil de la journée, Akiflow envoie des notifications sur ce sur quoi ils doivent travailler dès qu’ils en ont besoin en fonction des événements et des tâches du calendrier.
Cela ressemble à un flux de travail puissant. Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur vos intégrations ?
De nos jours, les tâches proviennent de tellement d’outils différents que la seule façon d’être bien organisé et de bien les hiérarchiser est de les regrouper dans une seule application. Malheureusement, cette activité prend beaucoup de temps et se produit plusieurs fois par jour.
C’est pourquoi nous avons construit des intégrations d’API pour le faire automatiquement. Les tâches qui vous sont assignées sur les plateformes de gestion de projet sont automatiquement ajoutées à votre boîte de réception. Par exemple, en un clic, vous pouvez transformer un message Slack ou un e-mail en tâche dans Akiflow. À l’heure actuelle, nous avons construit neuf intégrations natives, ainsi que Zapier qui permet à notre utilisateur d’importer des tâches à partir de plus d’un millier d’applications différentes.
Avec autant d’informations entrantes, l’un des plus grands défis pour les travailleurs du savoir est de rester organisé…
Je suis d’accord! Apporter des tonnes d’informations ne serait pas une bonne solution. C’est pourquoi nous avons ajouté de nombreuses fonctionnalités telles que des étiquettes et des dossiers, pour organiser les tâches en projets, la gestion des priorités, le contenu lié externe et plus encore.
Akiflow facilite l’organisation de votre boîte de réception avec des tris et des filtres flexibles. Nous avons récemment ajouté une fonction de recherche puissante pour trouver rapidement des événements, des tâches, des personnes et des adresses e-mail.
Nous nous sommes également assurés d’en faire l’expérience la plus rapide possible. Nous avons un raccourci clavier pour chaque action et une barre de commandes pour rendre l’expérience plus facile et plus rapide.
Une autre grande lutte pour les travailleurs du savoir est la distractibilité. Comment Akiflow s’y prend-il ?
Tout d’abord, ne pas avoir à sauter entre différentes applications telles que les calendriers et les listes de tâches permet d’éviter les distractions. Chaque fois qu’un utilisateur travaille sur du contenu « importé », nous renvoyons l’utilisateur directement vers cet élément spécifique, ce qui signifie que vous n’avez pas à passer par votre boîte de réception de messagerie ou l’application Slack – les endroits les plus gênants de votre espace de travail – pour vérifier les messages que vous avez enregistrés.
Nous fournissons également un mode de concentration, pour aider à s’engager dans une seule activité et éviter les distractions. Je pense personnellement que verrouiller une tâche dans le calendrier est un excellent moyen de protéger votre temps et d’éviter d’être distrait par des collègues, qui sont désormais informés que vous êtes au milieu de votre temps concentré.
Quel genre de personnes utilise Akiflow ?
De toute évidence, la façon dont les gens travaillent a changé ces dernières années. Dans l’espace de travail moderne, tout le monde se sent occupé. Tout le monde travaille dur et essaie d’équilibrer sa vie professionnelle, sociale et personnelle.
Notre base d’utilisateurs est assez variable mais se compose principalement de fondateurs, de managers et de travailleurs autonomes qui doivent jongler avec des projets opérationnels et administratifs et respecter leurs délais. Akiflow s’adresse à tous ceux qui cherchent à organiser leurs routines et leurs horaires sans y consacrer trop de temps.
Et vous… Comment utilisez-vous personnellement Akiflow ?
J’utilise Akiflow pour suivre ma vie personnelle et professionnelle. Par exemple, j’aime créer des événements pour ces habitudes que je fais tous les jours, comme aller au gymnase et dîner à une heure fixe. Ce faisant, ces habitudes se démarquent des autres tâches et ont leur propre temps bloqué sur mon calendrier.
En tant que PDG d’une startup, mes tâches varient entre opérationnelles et administratives, j’aime donc définir des tâches récurrentes pour ces petites choses que je dois faire constamment mais que j’oublie facilement au milieu d’engagements plus importants. Extraire des tâches d’autant d’outils que possible est également utile, car parfois quelqu’un me marquera sur un commentaire Notion ou Slack et je pourrais le manquer si ce n’est pas pour Akiflow qui crée des tâches à ce sujet.
Et enfin… Quelle est la prochaine étape pour Akiflow ?
Nous allons bientôt publier nos applications mobiles et nous ajouterons encore plus d’intégrations ! La possibilité de capturer des tâches à partir de plusieurs applications et appareils, et de toujours accéder à votre liste de tâches est essentielle pour fournir une solution solide. Juste après, nous travaillerons à améliorer la façon dont les gens interagissent et collaborent les uns avec les autres.
Parallèlement à tout cela, nous souhaitons ajouter des capacités d’intelligence artificielle à la plate-forme pour organiser et planifier des tâches et, en fin de compte, optimiser la liste de tâches et le calendrier de l’utilisateur. Plutôt que de remplacer les activités d’un travailleur du savoir, nous pensons que l’IA et l’apprentissage automatique peuvent aider les gens à accomplir des tâches et leur donner les moyens chaque jour d’en faire plus.
Merci beaucoup pour votre temps, Nunzio! Où les gens peuvent-ils en savoir plus sur Akiflow et l’essayer ?
Vous pouvez en savoir plus sur les fonctionnalités d’Akiflow sur notre blog et commencer un essai gratuit sur notre site Web. Vous pouvez également nous suivre sur Instagram et Twitter où nous publions du contenu sur la productivité et l’avenir du travail.
Vous avez atteint la fin de l’article. Si vous avez appris une chose ou deux, vous pouvez en recevoir une nouvelle dans votre boîte de réception chaque semaine. Maker Mind est un bulletin hebdomadaire contenant des informations scientifiques sur la créativité, la productivité consciente, une meilleure réflexion et l’apprentissage tout au long de la vie.
En tant que travailleur du savoir, votre cerveau est votre outil le plus important. Travaillez plus intelligemment et plus heureux en rejoignant une communauté d’autres esprits curieux qui veulent atteindre leurs objectifs sans sacrifier leur santé mentale. Vous recevrez également un guide avec 30 modèles mentaux pour tirer le meilleur parti de votre esprit !