Des lancements de produits à la gestion de projet, je suis obsédé par les listes de contrôle. Et je ne suis pas le seul. De la liste de contrôle de sécurité chirurgicale de l’Organisation mondiale de la santé aux listes de contrôle de vol et aux listes de contrôle de production d’événements plus banales, les listes de contrôle sont partout. Nous les utilisons pour gérer des entreprises, effectuer des opérations chirurgicales complexes et faire nos courses.
La complexité systémique signifie que nous ne pouvons pas nous fier uniquement à notre mémoire pour savoir quoi faire et quand le savoir : les listes de contrôle sont un outil réconfortant qui nous permet de décharger une partie du stress cognitif de notre vie sur une aide extérieure.
Il ne fait aucun doute que les médecins et les astronautes sont intelligents. Pourtant, ils s’appuient fortement sur des listes de contrôle dans leur travail quotidien. Peu importe l’expertise que nous accumulons, nous restons humains. Nous sommes vulnérables aux erreurs de base. Et les listes de contrôle sont un outil utile pour nous protéger de certains des plus flagrants.
Éviter les erreurs terribles
L’année dernière, quelques heures après une opération au cerveau, les médecins kenyans ont réalisé qu’il n’y avait pas de caillot sanguin dans le cerveau de leur patient. Ils opéraient la mauvaise personne. Les gens sur les réseaux sociaux ont exprimé leur choc face à l’horrible confusion, qui aurait pu être évitée en vérifiant simplement l’étiquette d’identification du patient.
Cette tâche simple fait partie de la liste de contrôle de la sécurité chirurgicale de l’Organisation mondiale de la santé, une liste de 19 points qui vise à prévenir le genre d’erreur effrayante qui a été commise lors de l’opération de l’homme du Kenya. Son développement a été dirigé par le chirurgien américain et chercheur en santé publique Atul Gawande. Il énumère des éléments simples mais essentiels à revoir au cours des trois étapes d’une chirurgie, tels que « confirmer l’identité du patient », « confirmer la procédure du patient et l’endroit où l’incision sera pratiquée » ou « confirmer toute allergie connue ».
« Cela nous semble en quelque sorte indigne d’utiliser une liste de contrôle, une gêne », déclare Atul Gawande dans son livre The Checklist Manifesto. Pourtant, les systèmes dans lesquels nous devons naviguer sont devenus si complexes qu’il serait insensé de se fier uniquement à la mémoire et de s’attendre à donner le meilleur de nous-mêmes.
En 1935, un modèle prévu de Boeing s’est écrasé lors d’un vol de démonstration, tuant deux membres d’équipage. Cet incident a entraîné la création de la toute première liste de contrôle officielle. En raison de toutes les nouvelles technologies qui avaient été ajoutées et qu’un pilote devait utiliser pendant le décollage, le vol, l’atterrissage et le roulage, il était devenu impossible pour une personne de se souvenir de toutes les étapes compliquées nécessaires pour piloter un avion en toute sécurité.
Depuis lors, les listes de contrôle sont devenues omniprésentes, et pour cause. Ils étaient en fait si importants pour l’alunissage de 1969 que Michael Collins, membre de l’équipage d’Apollo 11, les a appelés le « quatrième membre d’équipage ». En fait, chaque astronaute d’Apollo 11 a passé plus de cent heures à se familiariser avec ses listes de contrôle, et la liste de contrôle des opérations de lancement comptait plus de cent pages.
La check-list idéale
Tout d’abord, soyons clairs : les listes de contrôle ne sont pas des listes de tâches. Alors qu’une liste de tâches est une liste de tâches à effectuer, qui peuvent être dans un ordre aléatoire et sans objectif défini, une liste de contrôle est une liste bien définie de conditions à marquer comme vraies avant qu’une tâche puisse être effectuée. . Vous pourriez avoir une liste de contrôle pour lancer un produit, nettoyer la maison ou acheter une nouvelle voiture, mais votre liste de tâches quotidiennes n’est pas une liste de contrôle.
- Tenez-vous-en à une seule page. Selon Atul Gawande, le nombre idéal de pages qu’une liste de contrôle devrait avoir est d’une seule. Oui, les astronautes peuvent en utiliser des plus longs, mais je vais partir sur une branche ici et supposer que vous n’êtes pas un astronaute. Plus court c’est mieux. Cela réduira la charge cognitive et rendra votre liste de contrôle beaucoup plus facile à gérer.
- Définir un objectif clair. Comme indiqué précédemment, ne créez pas une longue liste de tâches. Au lieu de cela, revenez de l’objectif et assurez-vous d’énumérer toutes les conditions nécessaires avant d’être prêt à partir.
- [Optional] Ajoutez des propriétaires et des délais. S’il s’agit d’une liste de contrôle collective et que vous travaillez en équipe, il peut être utile d’associer chaque élément à un propriétaire et à une échéance. Cela vous aidera, vous et l’équipe, à parcourir la liste de contrôle en douceur et à vous assurer que le bon propriétaire de l’élément sait sur quoi il doit travailler.
Ce processus consiste à faire passer des étapes importantes de votre cerveau à un outil externe. Cela vous permettra de faire moins d’erreurs et de réduire votre niveau de stress. Une fois que vous commencerez à vous y habituer, vous verrez à quel point les listes de contrôle peuvent être utiles dans tous les domaines de votre travail.
Le pouvoir des listes de contrôle
Les listes de contrôle peuvent sembler être des outils simples, mais elles peuvent être extrêmement puissantes si elles sont utilisées correctement.
- Lancez de meilleurs produits. En 1999, Apple a créé une liste de contrôle interne appelée ANPP, abréviation d’Apple New Product Process. Il s’agit d’un manuel détaillé décrivant la recette secrète étape par étape qu’Apple utilise pour concevoir, prototyper et lancer tout nouveau produit.
- Prenez de meilleures décisions. Selon Atul Gawande, de nombreux investisseurs à succès utilisent des listes de contrôle pour décider de parier ou non sur une entreprise. Celles-ci sont basées sur des données concrètes, le potentiel du marché, les compétences de l’entrepreneur, mais aussi les échecs antérieurs rencontrés par le fonds de capital-risque lui-même.
- Travaillez mieux. Les listes de contrôle sont également un moyen de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut donner le meilleur d’eux-mêmes. Le groupe de hard rock Van Halen a inclus une clause dans son contrat spécifiant que les entrepreneurs locaux devaient mettre un bol de M&Ms dans les coulisses, sans les marrons. Cela peut sembler une demande idiote, mais les M&Ms ont en fait été utilisés comme un indicateur pour savoir si les entrepreneurs avaient lu toute la liste de contrôle et si tout le monde était donc prêt pour le spectacle.
La prochaine fois que vous avez un gros projet ou si vous travaillez actuellement sur un, essayez-le et créez une liste de contrôle. S’il s’agit d’un projet d’équipe, assurez-vous de demander l’avis des membres de votre équipe. Une liste de contrôle collaborative est encore plus puissante.
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