Avec plus de personnes travaillant à domicile, la communication asynchrone deviendra la clé pour être productif tout en gardant notre santé mentale. Quels sont ses avantages ? Quelles stratégies pouvez-vous utiliser pour adopter la communication asynchrone au travail ?
J’ai une confession à faire. Je pense que Slack est horrible. C’est distrayant, bruyant et il est difficile d’obtenir les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Dans l’ensemble, c’est un outil terrible pour une communication réfléchie et productive. Comme le dit Monica Torres : « Slack est conçu pour garder votre attention dans ses limites, ce qui se fait parfois au détriment de la réalisation de tout travail. »
Pour être juste, ce n’est rien contre Slack lui-même. Les plates-formes basées sur le chat en général devraient être réservées aux conversations de type watercooler. Pour le travail réel, la communication asynchrone est bien mieux adaptée.
Communication asynchrone versus synchrone
Pour faire simple, les conversations synchrones se déroulent en temps réel. Dans la plupart des lieux de travail colocalisés, c’est ainsi que la plupart des collaborations se déroulent : les gens organisent une réunion et essaient de comprendre les choses ensemble, en temps réel. Si quelqu’un a besoin d’informations de votre part, il peut facilement se lever et taper sur votre épaule.
Le travail à distance est loin d’avoir tué la communication synchrone. De nombreux travailleurs à distance gardent Slack ouvert en arrière-plan et activent les notifications afin qu’ils puissent être alertés si quelqu’un a besoin de leur contribution. Les conversations à l’intérieur des canaux s’apparentent souvent à des réunions en face à face. Et il y a, en fait, de nombreuses réunions «en face à face» qui se déroulent via des appels Zoom, Skype, Hangouts ou des logiciels de téléconférence plus anciens. Les gens ne sont peut-être pas dans le même bureau, mais une grande partie de la communication devrait toujours se faire en temps réel.
La communication synchrone peut présenter certains avantages, en particulier face à une situation urgente. Cependant, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la communication asynchrone peut éliminer complètement la nécessité de faire face à des situations urgentes en premier lieu.
8 avantages de la communication asynchrone
La communication asynchrone permet un travail calme, réfléchi et flexible qui se concentre sur les bons résultats. Il y en a probablement plus, mais voici quelques avantages du travail asynchrone.
- Conversations conscientes. Cela peut sembler évident, mais ne pas répondre en temps réel signifie que vous avez plus de temps pour façonner vos pensées. « Parce que rien n’est urgent (sauf si le site est en panne), les commentaires sont faits après un traitement attentif et jamais en temps réel », explique Sahil Lavingia, fondateur de Gumroad.
- Plus de transparence. Les entreprises asynchrones ont tendance à tout documenter grâce à une vaste base de connaissances. Si vous ne pouvez pas contacter immédiatement un collègue, vous devez tout de même pouvoir progresser dans votre travail en recherchant les informations dont vous avez besoin. Le manuel de GitLab en est un exemple fantastique : s’il était imprimé, ce référentiel central contiendrait plus de 3 000 pages de texte ! Il est également beaucoup plus facile pour les embauches ultérieures de comprendre le contexte entourant une décision.
- Aucune crainte de manquer. En raison du recours à une documentation transparente, la communication asynchrone favorise JOMO au lieu de FOMO. Vous ne pouvez pas assister à une réunion avec un client ? Pas de soucis, vous pouvez lire et contribuer à l’ordre du jour à l’avance, et lire les notes et les points d’action par la suite.
- Meilleure productivité. Il est plus facile d’entrer dans le flux lorsque vous n’êtes pas constamment interrompu par des personnes qui vous contactent pour quelque chose qu’elles jugent urgent. Avec la communication asynchrone, vous pouvez accorder toute votre attention à une tâche spécifique aussi longtemps que nécessaire.
- Plus d’autonomie. La communication asynchrone met l’accent sur les résultats, pas sur les heures. Les gens ont plus de libre arbitre et sont habilités à travailler de la façon dont ils pensent avoir le meilleur impact sur leurs objectifs.
- Plus de flexibilité. Lorsque je travaillais chez Google, les gens ajoutaient des réunions à mon calendrier, en supposant que je serais disponible. Lorsque personne ne s’attend à ce que vous soyez disponible, vous êtes libre de structurer votre journée de la manière qui vous convient le mieux. Cela signifie également que vous pouvez disparaître pendant un certain temps et tout le monde ira bien. Ceci est particulièrement utile pour les gardiens principaux ou les nouveaux parents.
- Agnosticité du fuseau horaire. L’endroit d’où les gens travaillent n’a pas d’importance avec la communication asynchrone. Il n’y a pas de fuseau horaire prédominant – où qu’ils vivent, tout le monde est égal. Besoin de vous déplacer pour une conférence ? Vous décidez de déménager dans un autre pays ? De grands changements dans votre vie n’auront pas un grand impact sur votre travail.
- Moins d’anxiété. Enfin, beaucoup de stress inutile peut être causé par un sentiment artificiel d’urgence. De nombreuses personnes travaillant dans des entreprises distantes telles que Basecamp déclarent se sentir calmes, concentrées et globalement plus heureuses.
Beaucoup de gens supposent que la communication asynchrone ralentira leur entreprise. Mais plusieurs entreprises à croissance rapide – encore une fois, GitLab, Gumroad, Basecamp – sont d’abord asynchrones. De nombreuses équipes distantes gagneraient à passer à la communication asynchrone.
Comment travailler de manière asynchrone
La transition vers le travail asynchrone nécessite des processus solides et la participation de tous. Une bonne règle empirique de l’équipe GitLab est : « Comment pourrais-je transmettre ce message, présenter ce travail ou faire avancer ce projet maintenant si personne d’autre dans mon équipe (ou dans mon entreprise) n’était éveillé ? »
- Documentez tout. S’il n’est pas documenté, il n’existe pas. Notes de réunion, apprentissages, corrections de bugs – tout devrait être ajouté à une seule source de vérité que tout le monde peut consulter de manière ouverte.
- Utilisez les bons outils. De nombreuses équipes asynchrones utilisent Notion, Nuclino ou Confluence pour créer une base de connaissances interne sous la forme d’un wiki d’équipe. Pour le suivi, GitLab ou GitHub sont parfaits pour s’assurer que tout le monde est sur la même page et que rien ne se perd. Quoi que vous décidiez d’utiliser, assurez-vous de limiter le nombre de canaux de communication – les gens ne devraient pas avoir à vérifier trois endroits différents pour obtenir les informations dont ils ont besoin.
- Créer un guide de communication. Que vous utilisiez Basecamp, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Slack ou une autre option, assurez-vous de vous aligner en termes de normes de communication. Voici un excellent exemple de GitLab. Gumroad a également un petit guide dans Notion.
- Transparence par défaut. Les discussions sur le travail doivent se dérouler via des canaux de communication internes plutôt que privés. Rendez vos documents accessibles à tous. Ne compliquez pas l’accès au contenu que vous avez créé.
- Pratiquez le blocage du temps. Faites attention à votre attention : désactivez vos notifications et bloquez des heures spécifiques pour lire vos messages.
- Rendez les réunions facultatives. En tant qu’organisateur de réunion, il est de votre responsabilité de vous assurer que chacun, même les personnes qui ne peuvent pas y assister, reçoive les informations dont il a besoin. Créez un ordre du jour, prenez des notes et partagez des éléments d’action avec un contexte complet après la réunion avec tous ceux qui ont été invités. En fait, dans leur livre It Doesn’t Have to Be Crazy at Work, les fondateurs de Basecamp, Jason Fried et David Heinemeier Hansson, préconisent les « réunions en dernier recours ».
Avec plus de personnes travaillant à domicile, ces stratégies seront cruciales pour continuer à faire un excellent travail tout en gérant notre santé mentale. Si vous souhaitez en savoir plus sur la communication asynchrone et comment vous pouvez l’implémenter au travail, je vous recommande fortement de lire ce guide complet créé par GitLab. Et si vous souhaitez travailler de manière plus calme et plus concentrée, préparez mon guide de productivité consciente.
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