Gestion des risques avec la NASA Risk Matrix

« Ce n’est pas sorcier ! » disent souvent les gens. Eh bien, parfois, les projets peuvent être si complexes que prendre la bonne décision ressemble à de la science-fusée. Vers qui mieux se tourner qu’une des plus grandes agences spatiales au monde pour apprendre à gérer les risques ? Peu d’organisations travaillent sur des projets aussi complexes que ceux dont traite la NASA.

La NASA est connue pour avoir un processus pour tout. Ils utilisent un test standardisé pour mesurer la créativité, ont des listes de contrôle détaillées pour chaque projet et ont développé ce qu’ils appellent la matrice des risques pour identifier et gérer les risques.

L’incertitude augmente notre niveau de stress, ce qui nous rend plus sujets aux erreurs. Au lieu de faire confiance à notre cerveau, une matrice est un outil simple et puissant qui offre un échafaudage pour la prise de décision dans des situations complexes. Par exemple, la matrice de priorisation d’Eisenhower aide à décider sur quoi travailler ensuite en fonction de l’importance et de l’urgence d’un élément d’action. La matrice des risques de la NASA, également appelée tableau de bord des risques, aide à déterminer le niveau de risque associé à une situation particulière et à décider comment réagir.

Selon leurs propres termes, la matrice des risques de la NASA est « une représentation graphique des scores de probabilité et de conséquence d’un risque ». Le document Lignes directrices pour la gestion des risques explique comment utiliser la matrice des risques pour la gestion des risques. Mais d’abord, vous devez identifier et énoncer clairement un risque potentiel.

« Le progrès comporte toujours des risques. Vous ne pouvez pas voler la deuxième base et garder votre pied sur la première.

Frédéric Wilcox.

Comment énoncer clairement un risque selon la NASA

La NASA recommande de rester factuel et de ne pas essayer de fournir une solution. À ce stade, votre seul objectif est d’énoncer le risque d’une manière facile à comprendre, en utilisant le modèle suivant :

Étant donné que [CONDITION]il y a possibilité de [DEPARTURE] ayant un impact négatif [ASSET]conduisant ainsi à [CONSEQUENCE].

• Condition. La situation actuelle basée sur des faits clés qui vous cause des inquiétudes, des malaises, des doutes ou de l’anxiété.
• Départ. Le changement potentiel indésirable par rapport au plan initial, qui est rendu plus probable en raison de la condition que vous avez identifiée.
• Actif. Le projet concerné par le risque que vous avez identifié.
• Conséquence. L’impact négatif potentiel que le risque peut avoir sur l’actif.

Par exemple, disons que vous créez un ebook et que vous travaillez avec un illustrateur pour concevoir des graphiques pour accompagner la copie. L’illustrateur tombe malade, ne peut pas travailler pendant une semaine, et vous devez communiquer le risque d’un lancement retardé au reste de l’équipe :

« Étant donné que l’illustratrice est toujours en arrêt maladieil y a possibilité de un retard dans le travail d’illustration ayant un impact négatif le processus de conception d’ebookconduisant ainsi à repousser le lancement de l’ebook d’au moins une semaine.”

Bien sûr, vous n’avez pas besoin de communiquer cela formellement dans toutes les situations incertaines, mais vous assurer que toutes les informations clés (état, départ, atout, conséquence) sont incluses dans votre déclaration de risque facilitera la compréhension des personnes avec lesquelles vous collaborez. le risque qui vous préoccupe.

En plus de la déclaration de risque, il est également utile d’inclure les circonstances clés entourant le risque, les facteurs contributifs et les informations connexes telles que quoi, où, quand, comment et pourquoi. La NASA appelle toutes ces informations supplémentaires la déclaration de contexte. « La déclaration de contexte ne doit inclure que des faits, pas des hypothèses. Assurez-vous qu’aucun nouveau risque n’est introduit ici », expliquent-ils.

Ce qui manque dans l’énoncé de risque et l’énoncé de contexte est une quantification du risque : quelle est la probabilité de la conséquence du risque ? Pour cela, nous devons nous tourner vers la matrice des risques de la NASA.

Utilisation de la matrice des risques de la NASA pour quantifier les risques

Il existe deux principaux facteurs ayant une incidence sur tout niveau de risque : la probabilité que l’écart potentiel se produise (la probabilité) et l’impact négatif de l’écart par rapport au plan initial (la conséquence). La matrice des risques de la NASA utilise ces deux facteurs pour quantifier le niveau de risque.

Sur l’axe y, vous pouvez voir la probabilité, qui est notée de 1 en bas à 5 en haut. Sur l’axe des x, nous mesurons la conséquence, qui est également notée de 1 à gauche à 5 à droite. Alors, comment évaluez-vous exactement ces deux facteurs ?

Pour le score de probabilité, vous estimez à quel point vous êtes certain que le risque se matérialisera.

1. Peu probable (moins de 20 % de probabilité que cela se produise)
2. Peu probable (entre 20 % et 40 % de probabilité)
3. Probable (entre 40% et 60%)
4. Très probable (entre 60% et 80%)
5. Quasi-certitude (plus de 80 % de probabilité)

Ensuite, pour le score de conséquence, vous utilisez le scorecard de conséquence :

De toute évidence, si vous ne travaillez pas à la NASA et que vous devez évaluer les risques dans la vie quotidienne, bon nombre de ces critères seront exagérés. La plupart des décisions que nous prenons au travail n’impliquent pas d’évaluer l’impact d’un risque potentiel sur la sécurité humaine, même si de nombreux travailleurs manuels doivent tenir compte de ce critère au quotidien.

Le tableau de bord des conséquences est idéal pour comprendre les principes qui sous-tendent la détermination d’un score de conséquence. Une fois familiarisé avec celui-ci, vous pouvez décider d’une note en fonction de votre expertise et de votre connaissance générale du projet.

Bon, revenons à notre exemple d’ebook :

« Étant donné que l’illustratrice est toujours en arrêt maladieil y a possibilité de un retard dans le travail d’illustration ayant un impact négatif sur processus de conception d’ebookconduisant ainsi à repousser le lancement de l’ebook d’au moins une semaine.”

Premièrement, quelle est la probabilité que le travail d’illustration soit retardé ? Eh bien, l’illustratrice est en arrêt maladie en ce moment. Sauf s’ils se sentent miraculeusement mieux demain, le report du travail d’illustration semble presque certain. Mais ils peuvent se sentir mieux plus vite que prévu, alors disons qu’il est très probable que le travail d’illustration sera retardé, ce qui serait un score de vraisemblance de 4.

Deuxièmement, quel est le score de conséquence ? Retarder le lancement d’une semaine en raison du travail d’illustration semble correspondre à « Retarder certaines tâches ayant un impact minimal sur le calendrier global » dans notre tableau de bord des conséquences. Ce serait donc un score de conséquence de 3.

Conseil de pro : Si plusieurs aspects du projet sont susceptibles d’être impactés, ne retenir que le score de conséquence le plus élevé. Par exemple, si vous avez un impact mineur sur les coûts (2) et un glissement majeur sur le calendrier global (4), le score de conséquence serait de 4.

Revenons maintenant à notre matrice et voyons ce qu’un score de probabilité de 4 et un score de conséquence de 3 nous donnent en termes de score de risque global.

Cela n’a peut-être pas semblé évident d’après la déclaration de risque initiale, mais le travail d’illustration retardé constitue en fait une situation à haut risque pour le lancement de votre ebook. L’étape suivante consiste à atténuer le risque en envisageant des stratégies pour réduire soit la probabilité, soit la conséquence, soit les deux.

Atténuation des risques en fonction d’un score de risque spécifique de la NASA

Nous avons notre score de risque. Que dois-je faire avec ça? Voici ce que la NASA recommande de faire dans chaque situation :

• Risque le plus faible. Il s’agit de la zone vert foncé dans la matrice. Si vos scores de risque se situent dans ce domaine, mettez les risques sur une liste de surveillance et réévaluez-les régulièrement. «Il n’y a aucune exigence spécifique pour générer un plan d’atténuation. La seule exigence est d’identifier et de suivre les facteurs de risque pour s’assurer que le risque reste tolérable », explique la NASA.
• Faible risque. Effectuez des recherches supplémentaires pour mieux comprendre le risque. Rédigez un plan d’atténuation des risques qui capture les mesures à prendre pour réduire la probabilité que le risque se produise. Partagez-le avec votre équipe afin que tout le monde soit au courant du plan en cas de risque.
• Risque moyen. Outre la rédaction et le partage du plan d’atténuation des risques, effectuez des évaluations continues des risques et affectez les ressources adéquates.
• Risque élevé. Les risques qui ont un score élevé doivent être communiqués au service de vérification et de validation indépendants de la NASA. Pour vous, cela signifie que les situations à haut risque doivent être signalées en interne. Ne les gardez pas uniquement pour vous ou votre équipe immédiate. Informez toutes les parties prenantes concernées du risque.
• Risque le plus élevé. À ce niveau de risque, vous et votre équipe pouvez envisager de modifier considérablement le plan initial. Cette décision peut impliquer des coûts importants – en termes de calendrier, de performances, de budget – qui peuvent être extrêmement difficiles, voire impossibles à éviter. Savoir que vous faites face au niveau de risque le plus élevé vous aidera à faire des choix difficiles mais nécessaires.

Il est important de noter qu’un plan d’atténuation peut consister à ne pas atténuer le risque. Par exemple, dans le cas de notre ebook, une stratégie d’atténuation pourrait être d’embaucher un autre illustrateur pour faire le travail et lancer à temps. Cependant, si l’embauche d’un nouveau designer a un impact significatif sur le coût de production global de l’ebook et entraîne des marges beaucoup plus faibles, il peut être judicieux de simplement retarder le lancement.

Encore une fois, vous n’aurez probablement pas besoin de suivre un processus aussi formel chaque fois que vous évaluez un risque, mais la matrice des risques de la NASA est un bon modèle mental à utiliser face à l’incertitude. Étudiez-le, faites-le vôtre et utilisez ses principes généraux dans des situations complexes.