Existe-t-il un système de productivité parfait ?

Chaque année, des dizaines de nouveaux systèmes de productivité apparaissent, chacun d’entre eux promettant une meilleure et plus efficace façon de travailler. Et, chaque jour, des gens essaient l’un de ces nouveaux systèmes dans l’espoir de mieux gérer leur travail ainsi que leur santé mentale. Parlez à n’importe quel travailleur du savoir et il aura essayé au moins l’une des méthodes de productivité les plus populaires, avec ou sans succès. La question est : existe-t-il vraiment un système de productivité parfait ?

Allons droit au but : il n’existe pas de système de productivité universellement parfait. Un système qui fonctionne pour un jeune développeur hyperactif poursuivant un diplôme à côté ne fonctionnera pas pour un directeur des opérations avec trois enfants. Une personne travaillant à domicile peut avoir besoin d’un système différent de celui d’une personne se rendant au travail. Un lève-tôt aura un horaire de travail différent d’un oiseau de nuit. Et c’est bien.

Au lieu de perdre du temps à essayer de copier-coller un système à partir d’un livre d’auto-assistance, chacun devrait intentionnellement concevoir un système qui fonctionne pour lui, en fonction de ses objectifs, de sa personnalité et de ses obligations. Mais cela ne signifie pas que nous devons réinventer la roue et concevoir notre système à partir de zéro. Nous pouvons choisir parmi les systèmes existants et ajouter nos propres touches afin de pouvoir nous appuyer sur les épaules des géants de la productivité.

Les systèmes de productivité les plus populaires

Il serait impossible d’énumérer toutes les méthodes de productivité disponibles, mais il existe plusieurs méthodes populaires qui pourraient vous inspirer dans la conception de votre propre système. Certains d’entre eux visent à offrir une boîte à outils de productivité complète, tandis que d’autres s’apparentent davantage à un outil unique que vous pouvez utiliser en cas de besoin. Pendant que vous lisez la liste, écrivez ceux qui résonnent le plus avec vous.

Faire les choses

Créé par David Allen, GTD en abrégé est l’un des systèmes de productivité les plus populaires. Cela consiste à sortir vos pensées, vos tâches et vos tâches de votre tête pour les organiser toutes en tâches gérables. GTD utilise plusieurs étapes pour gérer les tâches : capture, où vous ajoutez tout ce qui vous passe par la tête à votre liste, comme un vidage de cerveau ; clarifier, où vous décomposez les tâches en étapes plus petites et gérables ; organiser, où vous hiérarchisez et catégorisez vos tâches ; réfléchir, où vous affinez régulièrement vos tâches ; et engagez-vous, où vous vous attaquez réellement à votre liste de tâches. Vous pouvez en savoir plus sur la méthode GTD en regardant la conférence TED de David Allen.

Zen à faire

Si vous avez essayé le système GTD mais que vous avez du mal à vous y tenir, vous pouvez essayer le système Zen to Done. Créé par Leo Babauta, ZTD se concentre sur une habitude à la fois, avec un peu plus de structure et de simplicité. Il est basé sur une liste d’habitudes que vous pouvez adopter dans l’ordre qui vous convient le mieux, y compris collecter, traiter, planifier, faire, organiser, réviser et simplifier. Leo Babauta a également conçu une version encore plus simple, appelée Minimal ZTD.

La Technique Pomodoro

Idéale pour les personnes facilement distraites, la technique Pomodoro vous aide à rester concentré en divisant votre travail en courtes sessions à l’aide d’une minuterie. Traditionnellement, les séances de travail durent 25 minutes suivies d’une pause de 5 minutes, mais vous pouvez expérimenter d’autres structures temporelles. La plupart des gens installent une minuterie sur leur ordinateur portable pour utiliser cette technique de productivité.

Blocage du temps

Il est facile de perdre beaucoup de temps à passer d’une tâche à l’autre sans avoir suffisamment d’espace pour s’attaquer à de gros projets. Le blocage du temps est un excellent moyen de rester responsable tout au long de la journée de travail en consacrant des tranches de temps à des objectifs spécifiques, tout en vous assurant de prendre suffisamment de pauses pour gérer votre énergie mentale. Vous n’avez même pas besoin d’installer une application spécifique : il vous suffit de bloquer l’heure dans votre application de calendrier existante. Le blocage du temps est un outil simple compatible avec de nombreux autres systèmes de productivité.

La matrice d’Eisenhower

Parfois, notre liste de tâches est si longue qu’il est difficile de décider par où commencer. La matrice Eisenhower est un outil de productivité simple pour hiérarchiser vos tâches selon qu’elles sont urgentes et importantes, importantes mais pas urgentes, urgentes mais pas importantes ou ni urgentes ni importantes. Vous pouvez alors décider de le faire maintenant, de le planifier pour qu’il soit fait plus tard, de le déléguer ou simplement de le supprimer.

La méthode de Moscou

Une autre façon de hiérarchiser vos tâches est la méthode de Moscou, qui consiste à lister toutes vos tâches et à les catégoriser en Must, Should, Could ou Won’t — d’où l’acronyme « moscow » pour cette méthode de productivité. Les tâches indispensables ne sont pas négociables et doivent être abordées aujourd’hui ; Les tâches devraient être assez importantes, mais peuvent attendre jusqu’à demain si nécessaire ; Les tâches ne sont peut-être pas urgentes, mais pourquoi ne pas s’y atteler si vous êtes particulièrement productif et qu’il vous reste un peu d’énergie en fin de journée. Enfin, les tâches Won’t sont celles que vous supprimerez de votre liste de tâches.

La méthode Kanban

Une autre façon de rester responsable lors de la gestion de projets consiste à utiliser un tableau Kanban. Créez simplement trois colonnes et répartissez vos tâches entre : To Do, Doing et Done. Un tableau Kanban peut vous aider à être plus productif de trois manières différentes.

• Donner la priorité à ce qu’il faut travailler en rendant votre liste de tâches visible dans la colonne « À faire ».
• Limitez votre travail en cours en gardant la colonne « En cours » à trois éléments maximum.
• Apprenez de votre travail passé en examinant votre colonne « Terminé » et en améliorant votre processus.

Ne brisez pas la chaîne

Aussi appelée « Non Zero Days », cette méthode consiste à marquer d’un X dans votre calendrier chaque jour où vous atteignez votre objectif. Don’t Break the Chain a été rendu populaire par Jerry Seinfeld, qui écrivait une blague tous les jours – peu importe à quel point il se sentait inspiré – et la notait dans son calendrier. Chaque fois qu’il avait envie de sauter une journée, il regardait la longue chaîne de X pour se motiver. À lui seul, il est peu probable qu’il constitue un système de productivité parfait : Don’t Break the Chain fonctionne mieux pour créer de nouvelles habitudes, mais il ne vous aidera pas à définir vos priorités ou à gérer votre temps. Ce qui est bien, vous pouvez l’intégrer dans le cadre d’un système de productivité plus large !

Il existe bien sûr de nombreux autres systèmes et outils de productivité, mais ceux-ci sont parmi les plus populaires. Une fois que vous avez exploré les principes de plusieurs systèmes de productivité, vous pouvez extraire les aspects qui conviendront à votre façon de travailler.

Concevoir votre système de productivité parfait

Avant de commencer à concevoir votre système de productivité, effectuez un audit rapide de vos tâches. Parcourez la liste et demandez-vous :

• Ces tâches sont-elles en solo ou en collaboration ? Que vous ayez besoin de travailler avec une équipe pour accomplir une tâche aura un impact sur la liberté dont vous disposez lors de la construction de votre système de productivité.
• S’agit-il d’objectifs à court ou à long terme ? Certaines méthodes de productivité fonctionnent mieux pour les tâches à court terme et à haute énergie, tandis que d’autres sont meilleures pour créer des habitudes à long terme et atteindre des objectifs ambitieux.
• S’agit-il de tâches structurées ou non structurées ? Le travail est souvent un mélange d’exploration, où nous cultivons notre créativité pour trouver des idées innovantes, et d’exploitation, où nous cultivons notre productivité pour exécuter efficacement ces idées. Les deux modes de travail nécessitent des niveaux de structure différents.

Cet exercice vous aidera à envisager divers outils et méthodes de productivité en fonction de votre propre situation, plutôt que d’appliquer aveuglément un système préfabriqué. Idéalement, un système de productivité parfait devrait avoir les caractéristiques suivantes :

1. C’est durable. Plus il y a de frictions et d’efforts, moins vous aurez de chances de vous en tenir à votre système de productivité. Comment vous sentez-vous après une journée d’utilisation d’un système ? Si vous êtes épuisé, il y a de fortes chances que cela ne fonctionne pas pour vous. Les frictions et les efforts peuvent provenir du système lui-même. Avez-vous besoin d’une méthode en dix étapes pour vous attaquer à une tâche simple ? – ou des outils que vous utilisez – avez-vous vraiment besoin de cette application sophistiquée alors qu’un bon vieux bloc-notes ferait le travail ? Un système de productivité durable devrait sembler naturel, un système qui vous aide plutôt qu’un système qui vous pèse.
2. Cela fonctionne pour des objectifs à court et à long terme. Si votre système de productivité est une boîte à outils, il doit contenir des outils qui fonctionnent pour différentes chronologies. La technique Pomodoro est idéale pour rester concentré et faire beaucoup de choses en peu de temps, mais elle ne vous aidera pas à décider sur quoi travailler et comment passer votre temps. La matrice Eisenhower et la méthode de Moscou vous aideront à hiérarchiser votre liste de tâches, mais elles ne vous aideront pas à faire face à la procrastination à court terme. Incluez une combinaison d’outils dans votre boîte à outils afin que vous puissiez atteindre vos objectifs à court et à long terme.
3. Cela fonctionne pour le travail structuré et non structuré. Un excellent travail est un équilibre entre créativité et productivité. Alors que la gestion de projet et la collaboration d’équipe nécessitent souvent une forme ou une structure, vous devez garder suffisamment d’espace pour l’inspiration et la génération d’idées. Par exemple, le blocage du temps peut être un excellent outil pour vous assurer de protéger cet espace.
4. Il tient compte de votre santé mentale. Pour être durable, soutenir vos objectifs à long terme et aider à maintenir votre créativité, un système de productivité doit inclure des outils pour gérer votre santé mentale. Prendre des pauses, s’assurer d’avoir du temps pour les activités non professionnelles, tenir un journal, bloquer du temps pour faire de l’exercice… Il existe de nombreuses façons d’injecter un peu de bien-être mental dans tout système de productivité. Assurez-vous simplement de ne pas vous surmener : tout le monde a besoin de se détendre et de se ressourcer pour faire de son mieux.
5. Il fait place à l’auto-réflexion. Enfin, nous devons éviter d’appliquer les mêmes principes de productivité encore et encore sans jamais nous demander s’ils fonctionnent réellement ou non. Un bon système de productivité comprend des examens réguliers où nous pouvons réfléchir à notre travail passé et ajuster nos processus pour une amélioration continue. Ces révisions peuvent consister à consulter votre calendrier et vos listes de tâches de la semaine écoulée, à relire les notes que vous avez prises ou simplement à repenser à ce que vous avez accompli et aux défis auxquels vous avez été confrontés.

En utilisant ces directives, vous pouvez combiner plusieurs méthodes pour concevoir votre système de productivité parfait. Vous voudrez peut-être combiner la méthode de Moscou pour hiérarchiser vos tâches, le blocage du temps pour structurer vos journées, la technique Pomodoro pour rester concentré et une revue hebdomadaire telle que la journalisation Plus Minus Next pour l’auto-réflexion. Vous voudrez peut-être utiliser la méthode Kanban pour rester au top des projets de conception, combinée à Don’t Break The Chain pour développer votre créativité. Ou vous pouvez simplement opter pour une méthode plus structurée telle que Get Things Done, saupoudrée de journalisation quotidienne pour réfléchir à vos progrès et à vos obstacles.

Vous vous demandez peut-être : qu’en est-il des applications de productivité ? Bien sûr, la bonne application peut nous rendre plus productifs, mais cette étape devrait venir en dernier dans la conception de notre propre système de productivité. Parfois, quelques simples post-it feront l’affaire. D’autres fois, nous aurons besoin d’une application dédiée, par exemple pour prendre des notes et construire une base de connaissances, ou pour ajouter une minuterie à notre écran. Nos outils doivent s’adapter à nos systèmes, et non l’inverse.

Quel que soit le système que vous concevez pour vous-même, n’oubliez pas qu’il n’a pas besoin d’être réparé. Bien sûr, il vaut mieux rester avec un système assez longtemps pour savoir s’il fonctionne pour vous, mais si après quelques semaines vous remarquez que le système n’est pas durable ou ne correspond pas à vos objectifs, vous pouvez toujours le modifier et continuer l’améliorer. C’est pourquoi l’autoréflexion est la clé de la productivité.