Lorsque vous achetez un nouveau produit, il est généralement accompagné d’un manuel d’utilisation. Il s’agit d’un document conçu pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce produit particulier, avec des instructions détaillées. Il s’agit d’un guide d’utilisation d’un système spécifique. Mais lorsque nous rencontrons une nouvelle personne, nous devons comprendre les choses par essais et erreurs. Nous commençons généralement par des brise-glace sécuritaires, et progressons pour mieux comprendre la personne. Pourquoi doit-il en être ainsi ? Pourquoi n’avons-nous pas tous un mode d’emploi personnel ?
Un manuel d’utilisation personnel est un court document décrivant comment vous aimez travailler, collaborer, communiquer et recevoir des commentaires. Cela peut sembler sérieux, mais c’est en fait une façon amusante d’apprendre à vous connaître et à connaître vos coéquipiers. Bien que vous puissiez le faire vous-même, c’est aussi un excellent atelier de consolidation d’équipe à organiser avec vos collègues.
Mais, d’abord : pourquoi tout le monde devrait avoir un manuel d’utilisation personnel au travail ?
L’importance de la sécurité psychologique
Au travail, la sécurité psychologique signifie que les employés se sentent en sécurité et capables de travailler sans craindre des conséquences négatives, même lorsqu’ils commettent une erreur. Dans des équipes psychologiquement sûres, les gens se sentent acceptés et respectés.
Dans son article fondateur sur la sécurité psychologique au travail, la spécialiste du comportement organisationnel Amy Edmondson a découvert que les entreprises ayant une sécurité psychologique élevée – qu’elle a définie comme la «conviction partagée des membres d’une équipe que l’équipe est sûre pour la prise de risques interpersonnels» – ont exécuté et mieux appris.
La sécurité psychologique crée un cercle vertueux où les gens sont à l’aise d’admettre leurs erreurs et d’apprendre de leurs échecs ; en conséquence, chacun partage ouvertement ses idées et ses expériences, cultivant un environnement innovant. Cela empêche également les équipes de devenir la proie de la paralysie de l’analyse et conduit à une prise de décision plus rapide.
Depuis la publication de l’article original, de nombreuses recherches empiriques ont été menées sur la sécurité psychologique. Les chercheurs ont identifié plusieurs facteurs ayant une incidence sur le niveau de sécurité psychologique dans une équipe, tels que la clarté des rôles, le soutien des pairs, les relations positives avec les leaders, l’interdépendance et la célébration de l’apprentissage.
Mais des études ont montré que la confiance est le facteur numéro un lorsqu’il s’agit de pouvoir prendre des risques calculés, demander de l’aide et, en général, s’épanouir au travail. Et à qui avons-nous tendance à faire confiance ? Les gens que nous connaissons.
C’est pourquoi les manuels d’utilisation personnels peuvent être si puissants. En apprenant à connaître les personnes avec lesquelles vous travaillez, vous établissez une relation de confiance. En instaurant la confiance, vous favorisez la sécurité psychologique. Et en favorisant la sécurité psychologique, vous augmentez votre propre performance ainsi que la performance globale de l’équipe.
Comment créer un manuel d’utilisation personnel
Vous n’avez besoin d’aucun outil sophistiqué pour créer un manuel d’utilisation personnel. Il peut s’agir d’un simple document ou d’une présentation. Je recommande personnellement de le créer dans Google Slides afin qu’il soit facile à partager et à mettre à jour à l’avenir. Après tout, nos personnalités et nos préférences ne sont pas fixes.
Voici six invites pour vous aider à démarrer. Vous devriez idéalement vous en tenir à une diapositive par invite – vous écrivez un manuel d’utilisation, pas un roman. N’hésitez pas à utiliser des puces pour y répondre afin qu’elles soient plus faciles à digérer, surtout si vous travaillez au sein d’une grande équipe.
- Introduction. Donnez un bref aperçu de qui vous êtes, d’où vous venez et de votre parcours professionnel. Vous n’avez pas besoin de partager toute l’histoire de votre vie. Concentrez-vous sur les éléments qui, selon vous, seront utiles pour vos coéquipiers. Vous venez d’Italie et y avez travaillé quelques années avant de déménager aux États-Unis ? C’est une excellente information. Vous avez récemment rompu avec votre partenaire ? Probablement mieux de le laisser en dehors de votre manuel d’utilisation personnel, et de le partager à la place autour d’un verre ou d’un café avec les collègues dont vous êtes le plus proche.
- Environnement. Quelles sont vos conditions idéales pour travailler ? Quand faites-vous votre meilleur travail ? Alors que la plupart des emplois sont une combinaison de collaboration et de travail en solo, certaines personnes aiment vraiment travailler seules et peuvent vouloir l’inclure dans leur manuel d’utilisation personnel afin que leurs coéquipiers sachent qu’il ne faut les impliquer que dans les réunions les plus importantes. Peut-être que vous aimez aussi travailler tard et que vous ne voulez peut-être pas avoir d’engagements tôt le matin.
- Communication. Cette section traite des meilleurs moyens de communiquer avec vous. Quelle est la meilleure façon de vous joindre en cas d’urgence ? Êtes-vous plutôt Slack ou e-mail ? Consultez-vous vos e-mails une fois par jour ou êtes-vous joignable à tout moment ? Est-il acceptable de vous envoyer un message via le chat de l’entreprise pour des questions non urgentes ? Êtes-vous à l’aise avec les appels vidéo ?
- Retour d’information. Partagez comment vous aimez recevoir des commentaires. Alors que certaines personnes aiment obtenir des commentaires rapides, d’autres aiment avoir du temps pour réfléchir à un problème avant d’obtenir l’avis des autres. De même, certaines personnes aiment s’asseoir et parler des choses, tandis que d’autres sont heureuses de recevoir des points rapides avec des commentaires et des suggestions.
- Soutien. Partagez comment les gens peuvent vous aider et comment vous pouvez aider les autres. Si vous avez des forces ou des faiblesses particulières, c’est la section à laquelle les ajouter. En ce qui concerne les faiblesses, essayez d’en faire une question de croissance personnelle. Au lieu de dire que vous êtes mauvais dans quelque chose, dites que vous aimeriez vous améliorer dans ce domaine spécifique.
- Favoris. Il s’agit d’une section amusante pour partager vos citations, livres, podcasts, blogs préférés ou tout ce qui peut donner aux gens une meilleure idée de vos intérêts personnels.
Une fois que vous avez une première ébauche, c’est une bonne idée de la partager avec quelques collègues pour obtenir leur avis. Demandez-leur si quelque chose n’est pas clair ou semble manquer. Ensuite, révisez votre première version en fonction de leurs commentaires.
Si vous êtes d’humeur créative, vous pouvez également personnaliser votre manuel d’utilisation personnel avec des couleurs et des images. N’exagérez pas et restez simple – il s’agit plus d’ajouter une touche amusante que de démontrer vos compétences en conception.
Certaines personnes décident de partager publiquement leur manuel d’utilisation personnel, d’autres ne le partagent qu’avec leurs équipes. Il n’y a aucune obligation. Partagez-le avec autant de personnes avec qui vous vous sentez à l’aise de le partager. S’il ne s’agit que de votre manager et de vos coéquipiers immédiats, c’est bien. Mais plus les gens sont conscients de votre façon de travailler, plus il sera facile de travailler avec eux.
N’oubliez pas qu’un manuel d’utilisation personnel doit être un document évolutif. Bien sûr, le document perdra une partie de son utilité si vous continuez à mettre à jour le contenu chaque semaine – vos collègues pourraient ne pas savoir comment travailler au mieux avec vous. Mais vous pourriez prendre le temps de réfléchir à votre manuel d’utilisation personnel dans le cadre de votre évaluation annuelle des performances. Vos valeurs ou votre style de travail ont-ils changé ? De gros changements ?
Exemples de manuels d’utilisation personnels
Si vous avez besoin d’inspiration, voici quelques manuels d’utilisation personnels intéressants. Comme vous pouvez le voir, ils ne suivent pas exactement la structure ci-dessus. N’hésitez pas à faire preuve de créativité avec les questions, tant que toutes les informations essentielles sont incluses dans la version finale.
Les manuels d’utilisation personnels ne sont pas seulement utiles pour les employés, ils sont également parfaits pour les fondateurs. Si vous commencez à constituer une équipe, c’est un bon moyen de clarifier votre style de travail, de définir vos attentes et d’aider vos employés à se sentir plus proches de vous. En favorisant la sécurité psychologique, être ouvert en tant que leader est un catalyseur de confiance et de performance.
Avez-vous un mode d’emploi personnel ? Si oui, faites le moi savoir et je l’ajouterai à la liste.
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