Changement de contexte conscient : le multitâche pour les humains

Le multitâche a son prix. Apprenez à améliorer votre productivité et à mieux travailler avec votre équipe en utilisant le changement de contexte conscient.

Tant de choses à faire, si peu de temps. Lorsque vous jonglez avec le travail, les projets personnels et que vous espérez avoir une vie sociale, gérer votre temps peut sembler une tâche impossible.

Il existe de nombreux conseils, le plus courant étant de se concentrer d’abord sur la tâche la plus importante, mais peu abordent les complexités systémiques de la gestion de votre temps lorsque vous avez une très longue liste de tâches importantes et concurrentes ainsi que d’autres personnes à prendre. en compte.

Option 1: Vous vous concentrez sur une seule tâche et ignorez toutes les distractions et interruptions. Vous faites beaucoup de choses, mais votre réactivité en souffre. Les gens qui comptent sur vous sont coincés parce qu’ils ont besoin de votre contribution.

Option 2: Vous vous rendez aussi disponible que possible pour les autres et êtes extrêmement réactif lorsqu’ils ont besoin de votre contribution. Ils progressent plus rapidement dans leur travail, mais votre propre production en souffre.

Les deux options sont évidemment assez mauvaises. En tant qu’entrepreneur, indépendant ou travaillant en équipe, vous devez à la fois vous assurer d’accomplir ces tâches importantes, tout en étant suffisamment réactif pour accompagner vos collaborateurs dans leur travail.

Il s’agit de trouver ce délicat équilibre entre l’optimisation de votre propre production et le partage de votre contribution pour permettre à vos collaborateurs de progresser.

Utilisons une petite analogie technologique. En informatique, la commutation de contexte fait référence au processus de stockage de l’état actuel d’une tâche, de sorte que cette tâche puisse être interrompue et une autre tâche reprise. C’est essentiellement ce qui permet aux ordinateurs d’effectuer plusieurs tâches.

De la même manière que le changement de contexte a un coût en termes de performances pour les ordinateurs, le multitâche a également un coût pour les humains. La recherche montre que le changement constant de contexte entre différentes tâches a un effet terrible sur l’attention. Nous sommes fondamentalement moins concentrés et moins performants lorsque nous essayons de faire plusieurs choses en même temps.

Fun fact: the word "multitask" was invented by IBM in 1965 to describe a computer capability. It was only later that we started using it for humans.

Le psychiatre Edward M. Hallowell décrit même le multitâche comme une « activité mythique dans laquelle les gens croient qu’ils peuvent effectuer deux tâches ou plus simultanément aussi efficacement qu’une seule ».

Mais très peu de gens peuvent se permettre de rester concentrés sur une seule tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Les e-mails doivent être répondus, les clients doivent être aidés. Alors, comment pouvez-vous éviter l’impact terrible que le multitâche peut avoir sur vos performances ?

En appliquant un changement de contexte conscient.

« Vous devez essayer de rester sur une seule tâche le plus longtemps possible sans diminuer votre réactivité en dessous d’une limite minimale acceptable. Décidez à quel point vous devez être réactif, et ensuite, si vous voulez faire avancer les choses, ne soyez pas plus réactif que cela.

Brian Christian et Tom Griffiths, auteurs d’Algorithms to Live By.

Le changement de contexte conscient se résume essentiellement à cinq étapes :

1. Définissez votre réactivité : à quel point devez-vous être réactif ? Si vous avez des clients de grande valeur qui s’attendent à avoir de vos nouvelles en moins d’une heure, c’est à quel point vous devez être réactif. Si vous vendez un produit SaaS qui n’est pas essentiel pour l’entreprise, il peut être acceptable de répondre aux e-mails une fois par jour. Il n’y a pas de règle rapide et stricte ici, mais vous devez déterminer quel niveau de réactivité fonctionnera pour votre entreprise.
2. Concevoir des blocs de travail gérables : maintenant que vous savez à quel point vous devez être réactif, décomposez vos tâches en morceaux gérables qui peuvent être effectués entre ces temps de réponse. Chaque morceau doit être réaliste, avec un début et une fin. Par exemple, si vous avez besoin d’écrire un article, un morceau pourrait être de créer le plan.
3. Prévoyez un temps dédié : mettre ces morceaux dans votre calendrier.
4. Communiquez clairement : faites savoir à tous ceux avec qui vous travaillez que vous ne pourrez pas répondre pendant ces plages horaires de travail intenses. Il y a plusieurs façons de procéder. Si vous avez un calendrier partagé, c’est assez facile. Quand j’étais chez Google, j’ai vu des gens le mettre dans leur signature d’e-mail ou dans un répondeur automatique d’e-mail si leur temps de réponse était plus long. Cela peut sembler étrange au début, mais la communication excessive est souvent la voie à suivre.
5. Revisitez régulièrement : ne vous contentez pas de dupliquer vos plages horaires d’une semaine à l’autre. Réfléchissez à ce qui a fonctionné et à ce qui n’a pas fonctionné. Les morceaux étaient-ils réellement gérables ? Votre réactivité était-elle appropriée ? Jouez avec différentes configurations jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convient.

C’est ça! La première fois, cela demandera un peu de travail, mais un changement de contexte conscient vous aidera à faire un meilleur travail, plus rapidement, sans aliéner les personnes autour de vous qui pourraient avoir besoin de votre contribution.